规章制度

知识产权信息服务档案管理规则

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为规范知识产权信息服务,使知识产权信息服务工作科学化、规范化、标准化,加强科技项目咨询档案的管理,特制定本档案保管规则。

1.知识产权信息服务档案管理的基本内容

知识产权信息服务档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

1)文书档案包括上级下发给知识产权信息服务机构的各种有关知识产权信息服务的办法、规定、规范、细则等,知识产权信息服务机构制定的各种有关知识产权信息服务的规章制度,知识产权信息服务机构的年检材料和知识产权信息服务工作总结,知识产权信息服务项目登记簿,知识产权信息服务咨询专家数据库和有关业绩材料,以及知识产权信息服务人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料,知识产权信息服务人员变更情况。

2)项目档案包括知识产权信息服务合同、知识产权信息服务报告、知识产权信息服务项目的主要科学技术资料、知识产权信息服务咨询专家的书面咨询意见、知识产权信息服务人员的工作记录等。

2.知识产权信息服务档案管理的基本要求

1)知识产权信息服务档案属机密性档案,须有固定场所和专用保密文件柜和专用计算机,并由专人负责管理。

2)每一个知识产权信息服务项目的相关材料应当由该项目的知识产权信息服务员负责收集、整理、归档。知识产权信息服务完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员。

3)知识产权信息服务档案应当立卷保管,文书档案按年度归档,项目档案按项目立卷。专柜存放并进入武汉理工大学知识产权信息服务站电子文档存档。

4)知识产权信息服务咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经知识产权信息服务工作负责人批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。

5)知识产权信息服务人员按档案管理部门要求,及时将知识产权信息服务项目的资料、知识产权信息服务合同、知识产权信息服务报告及其附件、知识产权信息服务咨询专家意见、知识产权信息服务员和审查员的工作记录等存档和计算机进行档案管理。

6)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。


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